金沙诚信为本巅峰首选

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金沙诚信为本巅峰首选:精细化合同管理 助推企业高质量发展

来源:邓集仁 发布时间:2022年08月15日 A+ A A-

  项目是企业的生存之基、能力所在、人才摇篮,是管理中心、技术中心、利润成本中心,是施工企业的核心。合同管理贯穿于项目形成、实施、考核的全过程,是项目管理的核心和主线,合同管理质量决定着项目管理质量。

  2019年公司提出“要加强合同管理,通过合同管理开启公司精细化管理的征途”,公司聚焦项目从市场开发起至合同履约完毕的全生命周期的合同管理活动,建立起了入口合同、出口合同、协同合同、责任合同“四大合同”管理体系,并结合信息化平台逐步建立起了完整的四大合同管理流程,构建起了以合同为主线,向管理要效益、向项目要效益的基本格局,公司的合同管理体系日趋科学、顺畅。

  入口合同,指公司作为合同价款收取方所签订的工程总承包合同、设计施工总承包合同、施工总承包合同、专业承包合同、劳务合同、投融资类合同、勘察合同、设计合同、咨询服务合同、机械租赁合同、钢结构加工或混凝土生产等加工制造合同,以及其他承揽合同。

  出口合同,指公司作为合同价款支付方所签订的项目管理协议、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、机具设备采购合同、机具设备租赁合同、周转材采购合同、周转材租赁合同、服务合同等合同。

  协同合同,指公司各单位之间存在施工、物资、机械设备、工程服务等协同时签订的合同。协同合同原则上主责单位按出口合同进行管理、协同单位按入口合同进行管理。

  责任合同,指公司根据工程类入口合同和工程项目经营管理目标要求,明确规定项目经理部应达到的成本、进度、质量、安全、环境、职业健康安全、创奖创杯等责任目标而制定的责任书,原则上所有项目均需签订责任合同。

  合同管理特性包括全过程管理、系统性管理、动态性管理等,合同管理是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止的全过程管理。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性管理,一是项目是由各类合同的管理,组合形成的一个体系。二是公司职能对合同管理要形成体系,合同文本形成、评审、签订是各部门协同完成的。动态性管理,就是合同履约过程中应注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

  合同策划管理

  工欲善其事,必先利其器。想要做好合同管理,首先要做好合同策划,公司建立起了以项目管理协议、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、机具设备采购合同、机具设备租赁合同、周转材采购合同、周转材租赁合同、工程服务合同等为基础的分类策划体系。项目中标后,要求项目团队对项目的合同体系进行分级分类策划,策划内容主要包括:入口合同核心条件,责任合同主要内容,协同合同主要内容,出口合同的主要施工内容、合同预计金额、计价方式、计量及支付、履约保证金等。策划完成后,通过联合评审,做为合同招标及签订的依据,并在过程根据实际情况实行动态管理,当条件发生变化时,及时进行调整。

  合同文本及评审管理

  在“四大合同”管理体系建立过程,公司规范了工程项目入口合同管理,坚持重点跟踪项目合同前置评审,建立合同风险清单库,将各类合同重大风险进行归类管理和评价。针对风险因素较多、对公司发展和社会影响重大、涉及复杂专业技术和法律关系的合同,根据需要成立合同谈判小组进行合同谈判。

  同时,公司规范了项目出口合同审批流程,按照分级审批原则进行合同评审,评审内容主要包括:签约主体评审、商务经济性评审、履约保证评审、技术性评审、合规性评审、风险评审等。实现出口合同业务的全覆盖,促使出口合同管理更加系统,各类成本归集更加清晰,各级单位使用更加高效。规范了出口合同文本,使合同文本标准化,以大部分条款固化,少量的“选择题”及“填空题”的方式来进行合同文本的拟定工作,大大提高了合同的拟定效率和评审效率,防范合同条款风险。

  合同签订及交底管理

  合同评审完成后进入合同签订环节,合同签订看似是一个简单、不起眼的工作,实际上是合同管理过程中一个重要环节,签订前,由专人对合同文本进行复核,确保签订的合同文本和评审的合同文本一致。

  合同签订后,要求对合同进行交底,内容包括但不限于:合同签订背景情况、合同主体、合同范围、合同主要技术经济指标、工程计价原则及依据、工程支付条件、价格调整机制、收益点、合同潜在风险及防范措施、履约中应关注的重点问题、职业健康安全管理要求、创优创奖要求等。

  合同文本及台账管理

  合同原件,是合同双方当事人合议一致后签字或加盖印章的合同文本,代表双方就此内容达成一致意愿的真实意思表示。在合同签订和履行的过程中,很多合同原件保存不善,仅保存了合同的传真件、扫描件,这样是存在很大的法律风险隐患的。在合同管理中一直强调保全合同原件的重要性,因为原件、传真件和扫描件的法律效力及证明力存在天壤之别。

  公司要求合同签订后要求将合同原件报公司合同主管部门进行备案,确保公司合同原件文本的完整。通过建立信息化的合同文本管理,可自动生成合同台账及报表,可多维度、动态进行统计和分析,为公司决策提供依据;可对合同文本的备案状态、借用状态进行实时的监控。

  合同履约管理

  通过落实三级主体责任,对合同履约进行动态管理,项目经理部是合同履约的具体实施者,是项目合同实施的直接责任人,应采取切实有效的措施,保证合同顺利履约。分(子)公司是合同履约管理的直接责任人,对合同履约过程中的进度、安全、质量、成本等过程加强管理、监督、指导、服务,及时化解履约风险。公司职能管理部门应根据管理职责和管理要求,合同履行期间主动对应管理内容,做好本部门责任范围内的合同动态管理工作,履行好管理、监督、指导、服务职能。

  合同管理展望

  合同智能化将是合同管理发展的趋势,智能化需要有大数据的支持,通过合同管理体系的建立,标准化、多维度收集合同管理相关数据,在不久的将来,十九冶即将走上智能化的合同管理道路。

  1.通过文本的识别,自动比对待签合同文本和评审文本的差异,实现合同文本核对的智能化。

  2.以合同信息的标准化、表单化、数字化为基。徊接呕贤郎筇逑,通过数据沉淀、数据建模分析,逐步建立起合同评审的智能化算法,辅助人工评审,实现合同评审的智能化。

  3.通过公司合同数据的收集、整理、分析,形成风险智能算法,对合同风险自动识别、预判,并提供分析报告供公司决策。

  4.通过对合同履约过程中的各类数据收集,对数据建模分析,不断优化建模算法,预判合同履约动态走向。

  合同管理永远在路上,十九冶人将在合同管理的道路上汇聚合力、主动作为、真抓实干不断提高合同的精细化、智能化管理水平,为公司实现高质量发展拼搏奉献。

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